En velstruktureret onboarding-plan og en omhyggelig opfølgning på onboarding-processen spiller en afgørende rolle i at sikre en glidende integration af nye medarbejdere i en virksomhed.
Hvorfor onboarding-plan?
En onboarding-plan er en omhyggeligt udformet strategi, der guider nye medarbejdere gennem deres første tid i virksomheden. Planen er udviklet med det formål at skabe en positiv, struktureret og sammenhængende oplevelse for den nye medarbejder.
Her er nogle grunde til, hvorfor en onboarding-plan er værdifuld.
- Smidig integration
En veldesignet onboarding-plan giver den nødvendige struktur og information, der hjælper den nye medarbejder med at forstå virksomhedens kultur, værdier, politikker og procedurer. Dette gør det lettere at tilpasse sig og føle sig velkommen.
- Klare forventninger
Onboarding-planen hjælper med at klargøre forventningerne til den nye medarbejders rolle, ansvar og præstation. Dette reducerer forvirring og giver en klar retning fra starten.
- Reduktion af usikkerhed
Den første tid i en ny virksomhed kan være udfordrende og fyldt med usikkerhed. En struktureret onboarding-plan hjælper med at reducere denne usikkerhed ved at give konkrete oplysninger og mulighed for at lære virksomheden at kende gradvist.
Indhold af onboarding-plan
En vellykket onboarding-plan bør være omfattende og dække flere aspekter af en ny medarbejders integration i virksomheden. En omhyggeligt udarbejdet onboarding-plan, der tager højde for nedenstående 10 trin, vil hjælpe med at skabe en glidende overgang for nye medarbejdere, fremme deres engagement og produktivitet, samt styrke deres tilhørsforhold til virksomheden.
- Velkomst og introduktion
- Send en personlig velkomstmeddelelse til den nye medarbejder, der bekræfter startdato og giver praktiske oplysninger om, hvor de skal møde op.
- Sørg for, at der er en velkomstpakke klar, inklusive virksomhedsoplysninger, kontaktoplysninger og eventuelt firma-merchandise.
- Praktisk information
- Giv information omkring praktiske oplysninger som arbejdstider, frokostfaciliteter, parkering og lignende.
- Introducér IT-systemer, software og hardware, som medarbejderen skal bruge i sin arbejdsfunktion.
- Introduktion til arbejdspladsen
- Giv en rundvisning på arbejdspladsen, så medarbejderen får kendskab til forskellige områder, faciliteter og afdelinger.
- Introducér sikkerhedsforanstaltninger og nødprocedurer.
- Møde kolleger og team
- Planlæg en introduktion til de vigtigste kolleger, inklusive teammedlemmer og nøglepersoner, som medarbejderen skal samarbejde med.
- Faciliter sociale aktiviteter eller frokoster for at fremme netværksdannelse.
- Virksomhedskultur, mål og værdier
- Præsenter virksomhedens kultur, mission, vision og værdier. Forklar, hvordan disse værdier afspejles i dagligdagen.
- Del historien bag virksomheden og dens mål.
- Jobtræning og opgaver
- Gennemgå medarbejderens primære opgaver og ansvar.
- Giv træning i de værktøjer, systemer, procedurer og arbejdsgange, der er nødvendige for at udføre arbejdet.
- Læg en meget konkret plan for, hvem af kollegerne, medarbejderen skal følge og sparre med, og hvad medarbejderen skal løse af opgaver i de første uger.
- Mål og forventninger
- Diskutér forventningerne til medarbejderens præstation og resultater.
- Udarbejd mål og målekriterier i samarbejde med medarbejderen.
- Opfølgnings- og feedbackprocesser
- Beskriv, hvordan opfølgning på onboarding, præstation og feedback vil finde sted i de første uger/måneder.
- Planlæg regelmæssige møder for at diskutere fremskridt og identificere eventuelle udfordringer.
- Udviklingsmuligheder
- Diskutér karrieremuligheder og udviklingsstier inden for virksomheden.
- Identificér trænings- og udviklingsmuligheder, der vil hjælpe medarbejderen med at vokse i sin rolle.
- Feedback og evaluering af onboarding
- Få feedback fra den nye medarbejder om onboarding-oplevelsen.
- Brug denne feedback til at justere og forbedre onboarding-processen.
Opfølgning på onboarding
Opfølgning på onboarding er en essentiel praksis! Her nogle grunde til hvorfor:
- Trivsel og tilpasning: Ved at følge op på medarbejderens onboarding-oplevelse kan du identificere eventuelle udfordringer eller problemer tidligt og tage handling for at sikre, at medarbejderen trives og føler sig tilpas.
- Feedback og forbedring: Opfølgningsprocessen giver medarbejderen en platform til at give feedback om sin onboarding-oplevelse. Denne feedback kan bruges til at justere og forbedre onboarding-planen for fremtidige medarbejdere.
- Udvikling og engagement: Ved at bruge tid på at diskutere medarbejderens karrieremål og udviklingsmuligheder kan virksomheden demonstrere sin interesse i medarbejderens professionelle vækst. Dette øger engagement og loyalitet.
- Forebyggelse af tab af talenter: En effektiv opfølgningsproces kan hjælpe med at identificere tegn på utilfredshed eller mangel på integration. Dette giver virksomheden mulighed for at tage handling og forhindre unødvendig medarbejderomsætning.
Opfølgning på onboarding involverer regelmæssig kommunikation og evaluering af den nye medarbejders oplevelse og fremskridt i de første uger og måneder af dennes ansættelse.
Her skal du som leder naturligvis spørge den nye medarbejder selv. Gerne ved en personlig samtale.
Det kan også være, at du supplerer den personlige samtale med en fast struktur for opfølgning på onboarding, f.eks. via surveys, der giver mulighed for at se på og sammenligne den nye medarbejders oplevelse over tid.
Samlet set bidrager en omhyggeligt planlagt onboarding-proces og en struktureret opfølgning herpå til at skabe en positiv indledende oplevelse for nye medarbejdere. Det hjælper med at opbygge et stærkt fundament for nye medarbejderes succes i virksomheden og fremmer en kultur med trivsel, produktivitet og engagement.